Un sistema di whistleblowing efficace

Parte 1: la checklist per organizzare l’implementazione del sistema in Azienda e valutarne l’efficacia

Come si misura l’efficacia di un sistema per gestire le segnalazioni di illeciti in azienda? Per rispondere a questa domanda, i criteri di valutazione da prendere in esame sono numerosi e talvolta difficili da quantificare.

Il primo passo per introdurre delle procedure di whistleblowing capaci di soddisfare non soltanto il management, ma anche dipendenti, collaboratori e stakeholder dell’azienda, è definire con chiarezza gli obiettivi che si vogliono raggiungere e le strategie per ottenerli.
Successivamente si dovranno definire gli elementi del sistema più legati all’operatività, come canali di segnalazione, misure comunicative e processi che si integrino nella cultura aziendale.

Non bisogna dimenticare che lo scopo di un sistema di gestione del whistleblowing è predisporre uno o più canali di comunicazione, organizzati e presidiati da figure con le necessarie competenze, tramite i quali sia possibile effettuare le segnalazioni nel completo rispetto della riservatezza del segnalante.

Per essere in regola con la normativa vigente a livello italiano ed europeo, occorre che uno dei canali sia obbligatoriamente un software dotato di specifici standard di sicurezza.

In questo modo l’organizzazione potrà prevenire attivamente scandali e danni economici ancora prima che si verifichino.

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Vediamo ora insieme la checklist con cui assicurare l’efficacia del proprio sistema di gestione di denunce e irregolarità.

Prima dell’implementazione

Sistema informatico a norma

L’azienda deve assicurarsi che il sistema informatico che intende utilizzare e il relativo regolamento siano conformi alle leggi e ai regolamenti vigenti, come ad esempio la Direttiva UE 2019/1937 e il GDPR per la privacy.

Flessibilità della soluzione software

La piattaforma software per la gestione del whistleblowing deve essere flessibile per potersi adattare agli obiettivi e al modello organizzativo dell’impresa.

Segnalazione Illeciti – Whistleblowing offre ampie possibilità di configurazione che rispondono alle esigenze di qualunque organizzazione, pubblica o privata.

Riservatezza dell’identità dei whistleblower

Alla base di qualunque sistema di whistleblowing deve esserci la riservatezza dell’identità di chi effettua la segnalazione. Soltanto il gruppo di lavoro designato a ricevere e gestire le denunce deve esserne al corrente.

Assegnazione delle responsabilità di gestione delle segnalazioni

L’azienda deve individuare internamente o esternamente al proprio organico le figure con qualifiche professionali specifiche che dovranno ricevere e gestire le segnalazioni, come ad esempio il Compliance Manager. Avrà quindi bisogno di un gruppo di lavoro dedicato, che operi e comunichi seguendo regole ben definite.

Segnalazioni anonime o riservate?

È possibile scegliere di rendere le segnalazioni completamente anonime, o di rendere visibili i dati relativi all’identità del segnalante soltanto a chi si occupa di gestirle. Entrambe le opzioni hanno pro e contro, che vanno valutati attentamente per poter configurare il sistema.

Accessibilità dei canali di whistleblowing

I canali di segnalazione per il whistleblowing dovrebbero adattarsi all’ambiente culturale in cui opera il sistema di gestione delle denunce, alle diverse preferenze, accessibilità e capacità dei potenziali whistleblower. Occorre perciò fornire la possibilità di segnalare sia in forma scritta che orale, così da rendere accessibile il sistema a tutti i potenziali utenti.

Definire i KPI per l’efficacia

I KPI (Key Performance Indicator), ossia le metriche con cui vengono valutate le prestazioni di determinati processi, sono fondamentali per assicurarsi che il sistema di whistleblowing funzioni dopo l’implementazione. Tra i più importanti in ambito aziendale, ci sono il numero di giorni necessario in media a chiudere le segnalazioni, il numero di casi attivi, il numero di casi per tipologia e l’analisi dei casi per area geografica, sede o dipartimento.

Dopo l’implementazione

Comunicazione verso dipendenti – anche temporanei – collaboratori e stakeholder

Affinché “prenda vita”, l’azienda deve istruire i dipendenti su come e quando utilizzare il sistema, assicurandosi che non siano penalizzati per la segnalazione di una cattiva condotta. Il sistema di gestione delle denunce deve essere messo a disposizione dei dipendenti, dei lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell’amministrazione; nelle previsioni della Direttiva UE 2019/1937, anche i soggetti che si trovino anche solo temporaneamente in rapporti lavorativi con l’amministrazione, pur non avendo la qualifica di dipendenti – come stagisti e tirocinanti – devono essere considerati potenziali whistleblower. Infine sarebbe opportuno, se pertinente per l’azienda, aprire i canali di denuncia anche alle persone che lavorano sotto la supervisione o la direzione dei partner commerciali e dei terzi, per includere potenziali denuncianti nella società in generale.

Monitorare periodicamente i KPI di riferimento

È fondamentale che il personale incaricato di gestire delle segnalazioni tenga sotto controllo gli indicatori selezionati, aiutandosi con le statistiche disponibili nella piattaforma software, non soltanto per preparare i report destinati ai vertici dell’azienda, ma anche per controllare che siano ancora rilevanti per determinare l’efficacia del sistema. In caso contrario, si potrà modificarli o aggiungerne di nuovi.

Continua a seguirci per scoprire i prossimi consigli per un sistema di whistleblowing efficace.

Soltanto un sistema organizzato e trasparente potrà conquistare davvero la fiducia dei whistleblower.
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