segnalazioni anonime vs riservate

Segnalazioni anonime vs riservate: quale scegliere per il sistema di whistleblowing in azienda

La scelta tra segnalazioni anonime e riservate mette le organizzazioni impegnate nell’implementazione di un canale interno di fronte a un bivio. Questa decisione influenza non solo l’efficacia del sistema di whistleblowing, ma anche la cultura aziendale e il livello di protezione offerto ai segnalanti.

Nonostante la legge italiana in materia (D.Lgs. 24/2023) non imponga una modalità specifica, esigendo soltanto la protezione dell’identità del segnalante, occorre considerare attentamente le ripercussioni sulla gestione operativa della compliance: analizziamo insieme i pro e i contro per una scelta consapevole.

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La distinzione fondamentale tra anonimato e riservatezza

Prima di approfondire, chiariamo la differenza sostanziale tra queste due modalità:

  • Segnalazione anonima:

    la segnalazione viene accolta in assenza di dati che possano identificare il whistleblower. L’identità del segnalante rimane sconosciuta all’azienda, salvo la persona stessa non decida spontaneamente di rivelarla durante la lavorazione del caso.

  • Segnalazione riservata:

    i responsabili della gestione delle segnalazioni possono visualizzare, se necessario, l’identità del segnalante, che viene tuttavia mantenuta confidenziale e protetta da rigorose misure di sicurezza.

Segnalazioni anonime: cosa prevede la normativa

La Direttiva UE sul Whistleblowing (2019/1937) e la sua trasposizione italiana non impongono in modo esplicito l’obbligo di consentire segnalazioni anonime, ma impongono alle aziende di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante.

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Come gestire le segnalazioni anonime e riservate con Legality Whistleblowing

Segnalazioni anonime

Cliccando su “segnala senza registrazione”, la persona segnalante potrà compilare il form senza inserire elementi identificativi.

Anche senza registrazione, il whistleblower sarà in grado di accedere nuovamente in piattaforma tramite i codici generati dal sistema per conoscere lo stato di lavorazione della segnalazione e scambiare messaggi con il responsabile e con il gruppo di lavoro

Segnalazioni riservate

Scegliendo la segnalazione riservata, la persona segnalante crea un account con cui potrà facilmente fare login sulla piattaforma e seguire l’andamento del caso.

Soltanto il responsabile è in grado di visualizzare i dati che identificano il segnalante.

  • In entrambe le modalità, sono previsti protocolli di sicurezza avanzati e la segregazione tra identità del whistleblower e contenuto della segnalazione.
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Perché le aziende temono l’opzione anonima?

Molte organizzazioni nutrono riserve sull’implementazione di canali anonimi, riconducibili a 3 motivazioni principali:

  • Credibilità delle segnalazioni: esiste la convinzione che le denunce anonime siano più suscettibili di essere infondate o motivate da intenti diffamatori.

  • Aumento incontrollato delle segnalazioni: con la protezione dell’anonimato, le aziende temono di ricevere e trovarsi a gestire un numero eccessivo di denunce.

  • Efficacia delle indagini: senza poter contattare direttamente il segnalante, come si possono ottenere chiarimenti o dettagli aggiuntivi?

L’anonimato non ha solo svantaggi: il whistleblowing espone chi denuncia al rischio concreto di ritorsioni, e pertanto potervi ricorrere rimuove la principale barriera psicologica alla segnalazione, ossia la paura di conseguenze. Per le aziende, significa ridurre il rischio di denunce presso canali esterni o media.

Riservatezza dell’identità del whistleblower: pro e contro

Le segnalazioni riservate offrono innegabili vantaggi operativi. Conoscere l’identità del segnalante permette infatti di:

  • Condurre indagini più mirate e rapide, con la possibilità di accedere a informazioni contestuali legate alla posizione del segnalante.

  • Mantenere un dialogo continuo per chiarire dettagli, richiedere documentazione aggiuntiva e fornire aggiornamenti sullo stato dell’indagine.

  • Valutare con maggiore precisione l’attendibilità e la rilevanza della segnalazione in base alla posizione e all’accesso alle informazioni del whistleblower.

Tuttavia, anche l’opzione della riservatezza presenta criticità da prendere in considerazione, poiché potrebbero compromettere l’efficacia complessiva del sistema di whistleblowing e dell’impianto di compliance aziendale.

  • Persistenza del timore di ritorsioni: Nonostante le garanzie di confidenzialità, molti potenziali segnalanti temono che la loro identità possa essere comunque scoperta.

  • Rischio di under-reporting: La mancanza di un’opzione completamente anonima può ridurre significativamente il numero di segnalazioni, lasciando illeciti non rilevati.

  • Maggiori adempimenti di sicurezza: La gestione di dati identificativi sensibili richiede misure di protezione più rigide, sia sotto il profilo tecnico-informatico che in ottica di privacy.

Un sistema di segnalazione ben progettato rappresenta infatti un potente strumento di risk management, permettendo di identificare precocemente violazioni che, se non affrontate, potrebbero tradursi in danni reputazionali, sanzioni o procedimenti legali.

  • La vera domanda, quindi, non è quale modalità scegliere, ma come implementare un sistema che offra ai segnalanti la libertà di scelta e all’azienda la massima efficacia investigativa, nel rispetto del quadro normativo di settore.

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