Guida per i gestori di canali whistleblowing: Le 5 domande chiave per un servizio di qualità

Guida per i gestori di canali whistleblowing: le 5 domande chiave per un servizio di qualità

Per studi legali, consulenti e Organismi di Vigilanza, gestire i canali di whistleblowing per conto dei propri clienti è una sfida che va ben oltre la semplice compliance: oltre a dover svolgere le procedure in conformità alla normativa vigente, rispettando tempi, modalità e obblighi previsti dalla legge per ciascun cliente, è fondamentale coordinare al meglio le attività di presa in carico delle segnalazioni e attenersi agli stringenti requisiti di privacy e di sicurezza informatica.

Esploriamo le 5 domande chiave per scegliere e utilizzare al meglio una piattaforma multi-azienda per il whistleblowing, garantendo un servizio sicuro, conforme e altamente professionale.

Legality Whistleblowing: il programma dedicato ai partner >>

Come funzionano le piattaforme multi-azienda per il whistleblowing?

Le piattaforme multi-azienda sono progettate per garantire la completa segregazione delle segnalazioni tra le diverse organizzazioni.

Ogni azienda dispone di un canale dedicato, accessibile solo dai referenti autorizzati.

Nel caso di Legality Whistleblowing, è possibile scegliere tra due opzioni:

  • 1
    Multi-organizzazione – unica piattaforma ramificata in sotto-canali per ciascuna società
  • 2
    Multi-piattaforma – più piattaforme di segnalazione collegate a un unico pannello per la gestione centralizzata

I software di questo tipo utilizzano inoltre tecnologie di protezione dei dati avanzate, come la crittografia end-to-end, per garantire la riservatezza e assicurare che le informazioni siano gestite in modo sicuro e trasparente.

La piattaforma permette anche di configurare flussi di lavoro personalizzati, consentendo ad esempio al soggetto terzo incaricato di ricevere le segnalazioni di assegnarle in automatico ai responsabili in base all’azienda per cui lavorano e alla tipologia di segnalazione di loro competenza.

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Come gestire in modo efficiente i canali di segnalazione per clienti diversi?

La gestione di canali di whistleblowing per più clienti richiede una strategia operativa precisa e strumenti tecnologici adeguati a supportare la molteplicità dei flussi di lavoro.

  • Ogni cliente deve avere un’area completamente riservata e inaccessibile agli altri
  • È necessario garantire che nessuna informazione possa “fuoriuscire” accidentalmente
  • Un plus: poter configurare permessi e visibilità estremamente granulari

Ogni cliente può avere processi interni differenti per la gestione delle segnalazioni whistleblowing. La piattaforma deve quindi permettere di:

  • Definire iter di segnalazione specifici
  • Definire le categorie di segnalazione
  • Configurare destinatari e responsabili personalizzati

 

Disporre di strumenti per monitorare simultaneamente più canali consente di centralizzare la gestione delle segnalazioni, semplificando le operazioni. Attraverso una dashboard aggregata, è possibile:

  • Tracciare lo stato delle segnalazioni
  • Rispettare i tempi previsti per legge
  • Gestire carichi di lavoro complessi

Come garantire la riservatezza delle segnalazioni gestite da un soggetto terzo?

La protezione dei dati è una priorità per il whistleblowing, e il rispetto della riservatezza si basa su tre pilastri:

TECNOLOGIA

Piattaforme sicure con crittografia e canali segregati proteggono i dati da accessi non autorizzati.

PROCESSI

Il soggetto terzo opera secondo protocolli rigidi che garantiscono l’anonimato del segnalante, dove richiesto, o comunque la riservatezza della sua identità e delle persone coinvolte.

FORMAZIONE

I gestori delle segnalazioni devono essere “specificamente formati” e rispettare rigorosamente le normative vigenti.

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La gestione esterna del whistleblowing è conforme al GDPR?

Sì, la gestione esterna è conforme al GDPR se il soggetto terzo rispetta specifici requisiti:

Il trattamento deve essere pianificato nel rispetto dei principi di protezione dei dati fin dalla progettazione.

Fornire a dipendenti, collaboratori e altri stakeholder un’informativa chiara per spiegare come saranno trattati i dati in caso di segnalazione.

Valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone coinvolte e adottare misure per mitigarli. La DPIA è obbligatoria per trattamenti ad alto rischio, come il whistleblowing.

Garantire che i dipendenti incaricati della gestione del canale siano formalmente autorizzati al trattamento dei dati.

Designare ufficialmente i fornitori terzi per la gestione della segnalazione come responsabili del trattamento con un contratto specifico.

Se più organizzazioni condividono il sistema (aziende fino a 249 dipendenti), stipulare un accordo che definisca ruoli e responsabilità per il trattamento dei dati.

Come dimostrare la propria professionalità nella gestione delle segnalazioni?

Per studi legali, consulenti e OdV, la credibilità si misura oltre la semplice conformità tecnica: significa trasformare un obbligo normativo in un servizio di valore per i propri clienti.

  • Strumentazione tecnologica all’avanguardia: una piattaforma evoluta è uno dei principali strumenti di credibilità professionale. Oltre a garantire la sicurezza dei dati e la tracciabilità dei processi, un canale informatico ad hoc consente di offrire un supporto consulenziale proattivo.

  • Compliance documentata: non basta gestire correttamente le segnalazioni, occorre dimostrare di saperlo fare attraverso report dettagliati, audit trail certificabili e un approccio metodologico rigoroso che tuteli al 100% il cliente.

  • Formazione continua: padroneggiare costantemente l’evoluzione normativa, sviluppare competenze tecniche e giuridiche sempre aggiornate, saper interpretare e gestire scenari di segnalazione sempre più complessi è un vantaggio che aiuta a distinguersi dalla concorrenza e a guadagnarsi la fiducia dei clienti.

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